【研討會流程】掌握3重點,讓你一次搞懂如何舉辦研討會

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研討會通常是專家學術交流的場合,因此主辦方在規劃研討會流程時,不論是流程的順暢度,或是整場活動的來賓邀請、主持人挑選都是很重要的。看到這裡,你是否開始煩惱如何規劃研討會流程才能達到研討會標準呢?讀完這篇,讓你一次了解不同研討會的SOP、籌備過程以及接待工作如何執行。

了解研討會SOP,讓你輕鬆規劃研討會

舉辦研討會的第一步:你必須先了解研討會的標準作業流程,以下會列出研討會SOP的5大元素。

  1. 研討會目的需求設定:首先明訂出研討會目的、主題名稱和聽眾輪廓,並確認研討會規模大小、舉辦天數以及是否需同時間分場次舉辦。
  2. 場地租借:討論出研討會目標人數、場地層級後,便可依照自身需求提早租借場地。
  3. 撰寫活動企劃書:企劃書除了點出研討會目的需求,還需放上時程表、廣宣計畫。
  4. 研討會議程規劃、講師邀約:當主題名稱確定後,主辦方可根據研討會主題設計演講內容、時間,並邀請講者。
  5. 活動網頁、廣宣素材製作:研討會事前規劃完成後,便可開始製作研討會網頁、建置報名系統,並透過EDM分享研討會資訊。

討論研討會流程

研討會籌備複雜嗎?2步驟教你如何舉辦研討會

當你已經設定好研討會輪廓後,剩下的規劃流程又該怎麼做比較好呢?跟著以下2步驟,讓你執行研討會SOP不煩惱。

步驟一:活動規劃細項先列好

以下舉5個研討會細項作說明:

場地結構、佈置

根據活動企劃書中的研討會場容納人數種類以及數量需求,來租借場地。特別注意的是,如果有攤位展示,在規劃上需要準備足夠的預備空間。而在場佈前,也需規劃好海報、大會旗或是禮花的擺設位置。

視聽設備

計算好各場次所需投影機、筆電、雷射光筆的數量,以及是否需要安排活動攝影、大合照。

宣傳品印刷

印刷研討會宣傳品前,需注意是否風格統一,而其中最常見的宣傳品為報名表、宣傳海報、大會手冊、參加人員名牌……等。

餐飲、節目

不論研討會長短,都需提供餐點,而餐點型態又分成自備、外燴或是外包開桌,要注意的是如果選擇外燴、外包開桌,應提前和餐廳聯絡。

交通、住宿

舉辦研討會必須注意,是否需要提供貴賓接機或是專車的服務,且如果是超過一天的研討會,貴賓、工作人員的住宿問題也應提前安排好。

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步驟二:活動人員安排

以大型研討會為例,會將人力配置分成2類型:

籌備團隊

負責研討會前籌備的相關行政工作,例如:撰寫企劃書、申請經費、聯絡主講人/貴賓以及各種宣傳作業。研討會當天主要負責監督流程順暢與否,以及執行相對應工作。

現場工作人員

通常為場地租借方所派出的人員,負責輔助研討會當天現場的工作,例如:場佈、場復。

研討會接待櫃檯

2大研討會接待原則掌握好,提升你的品牌形象

接待的好與壞,會在主講者或聽眾心中留下對研討會的評價。研討會當天的接待固然重要,但事前的接待也應謹慎對待,以下教你2個接待原則,讓參與者對研討會留下好印象。

原則一:以客為尊

不論是邀請國外或國內學者,必須記住要讓這些講者感受到主辦方的誠意尊重。從事前的邀約態度,到研討會前的住宿、交通……等接待事項都要規劃順暢,且以被邀請者的方便為首要考量。

原則二:友善的動線設計

不論研討會大小規模,展場內部規劃是很重要的。當主講者與聽眾抵達現場,除了準備休息室、展場內部的移動路線要規劃完善,飲水機、餐點的擺放或是洗手間指示牌都要在顯眼位置,讓參與者可以輕鬆自在地參加研討會。

研討會籌備現場

找到好的共享空間,場地租借不煩惱

看完以上的研討會流程、籌備與接待,相信你對於研討會的舉辦已經有方向感了,接下來你可能會開始煩惱:要去哪裡尋找適合的研討會場地呢?在這裡推薦你一個地方:CLBC多元共享空間。在CLBC,你不但可以依照研討會人數租借到適合的場地,連研討會必備設備(例如:音響、投影機)也幫你準備好了。最重要的是CLBC還可以幫你事前場佈、外燴廠商代訂,讓你不用浪費人力場佈或是煩惱研討會餐點該怎麼準備。找CLBC,立即找到適合自己的研討會空間,讓你不再煩惱。

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