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研討會通常是專家學術交流的場合，因此主辦方在規劃研討會流程時，不論是流程的順暢度，或是整場活動的來賓邀請、主持人挑選都是很重要的。看到這裡，你是否開始煩惱如何規劃研討會流程才能達到研討會標準呢？讀完這篇，讓你一次了解不同研討會的SOP、籌備過程以及接待工作如何執行。
了解研討會SOP，讓你輕鬆規劃研討會
舉辦研討會的第一步：你必須先了解研討會的標準作業流程，以下會列出研討會SOP的5大元素。
- 研討會目的需求設定：首先明訂出研討會目的、主題名稱和聽眾輪廓，並確認研討會規模大小、舉辦天數以及是否需同時間分場次舉辦。
- 場地租借：討論出研討會目標人數、場地層級後，便可依照自身需求提早租借場地。
- 撰寫活動企劃書：企劃書除了點出研討會目的需求，還需放上時程表、廣宣計畫。
- 研討會議程規劃、講師邀約：當主題名稱確定後，主辦方可根據研討會主題設計演講內容、時間，並邀請講者。
- 活動網頁、廣宣素材製作：研討會事前規劃完成後，便可開始製作研討會網頁、建置報名系統，並透過EDM分享研討會資訊。
研討會籌備複雜嗎？2步驟教你如何舉辦研討會
當你已經設定好研討會輪廓後，剩下的規劃流程又該怎麼做比較好呢？跟著以下2步驟，讓你執行研討會SOP不煩惱。
步驟一：活動規劃細項先列好
以下舉5個研討會細項作說明：
場地結構、佈置
根據活動企劃書中的研討會場容納人數、種類以及數量需求，來租借場地。特別注意的是，如果有攤位展示，在規劃上需要準備足夠的預備空間。而在場佈前，也需規劃好海報、大會旗或是禮花的擺設位置。
視聽設備
計算好各場次所需投影機、筆電、雷射光筆的數量，以及是否需要安排活動攝影、大合照。
宣傳品印刷
印刷研討會宣傳品前，需注意是否風格統一，而其中最常見的宣傳品為報名表、宣傳海報、大會手冊、參加人員名牌……等。
餐飲、節目
不論研討會長短，都需提供餐點，而餐點型態又分成自備、外燴或是外包開桌，要注意的是如果選擇外燴、外包開桌，應提前和餐廳聯絡。
交通、住宿
舉辦研討會必須注意，是否需要提供貴賓接機或是專車的服務，且如果是超過一天的研討會，貴賓、工作人員的住宿問題也應提前安排好。
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步驟二：活動人員安排
以大型研討會為例，會將人力配置分成2類型：
籌備團隊
負責研討會前籌備的相關行政工作，例如：撰寫企劃書、申請經費、聯絡主講人/貴賓以及各種宣傳作業。研討會當天主要負責監督流程順暢與否，以及執行相對應工作。
現場工作人員
通常為場地租借方所派出的人員，負責輔助研討會當天現場的工作，例如：場佈、場復。
2大研討會接待原則掌握好，提升你的品牌形象
接待的好與壞，會在主講者或聽眾心中留下對研討會的評價。研討會當天的接待固然重要，但事前的接待也應謹慎對待，以下教你2個接待原則，讓參與者對研討會留下好印象。
原則一：以客為尊
不論是邀請國外或國內學者，必須記住要讓這些講者感受到主辦方的誠意與尊重。從事前的邀約態度，到研討會前的住宿、交通……等接待事項都要規劃順暢，且以被邀請者的方便為首要考量。
原則二：友善的動線設計
不論研討會大小規模，展場內部規劃是很重要的。當主講者與聽眾抵達現場，除了準備休息室、展場內部的移動路線要規劃完善，飲水機、餐點的擺放或是洗手間指示牌都要在顯眼位置，讓參與者可以輕鬆自在地參加研討會。
找到好的共享空間，場地租借不煩惱
看完以上的研討會流程、籌備與接待，相信你對於研討會的舉辦已經有方向感了，接下來你可能會開始煩惱：要去哪裡尋找適合的研討會場地呢？在這裡推薦你一個地方：CLBC多元共享空間。在CLBC，你不但可以依照研討會人數租借到適合的場地，連研討會必備設備（例如：音響、投影機）也幫你準備好了。最重要的是CLBC還可以幫你事前場佈、外燴廠商代訂，讓你不用浪費人力場佈或是煩惱研討會餐點該怎麼準備。找CLBC，立即找到適合自己的研討會空間，讓你不再煩惱。
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