工作坊規劃看起來簡單，但其中要注意的眉眉角角非常多，細節就藏在魔鬼中，一個不注意就會影響工作坊流程的進行。到底準備一場工作坊有什麼注意事項呢？以下就要來分享工作坊的籌辦心得，讓前人的經驗變成你的力量，第一次辦工作坊就上手！
No.1 確認工作坊目標
在舉辦工作坊之前，務必要確定工作坊目標是什麼，千萬不要為辦而辦。是要解決問題？凝聚團體情感？激發創意？學習新工具？工作坊的目標愈明確愈好，愈能找到精確的參與者，以及安排出符合工作方主題的流程，才不會蜻蜓點水地帶過，讓辛苦舉辦的工作坊變成一場可有可無的冗長活動。
No.2 工作坊的參與者是誰？
辦一場工作坊需要什麼樣的人呢？ 事先列出來才不會臨到頭一團亂。
1. 主持人：
主持人的重要性在於要能領導整場活動的進行，在工作坊的進行過程中適時且有效地引導參與者思考、進行討論。主持人必須要對工作坊的主題、流程細節有透徹的了解，如果主持人自己都一頭霧水，就無法引領工作坊的進行，也會會讓參與者對活動感到不信任。主辦方除了要確認主持人是否有能力領導工作坊，自己也要對工作坊的流程有所瞭解，如果主持人臨時開天窗的話才能代替上場。
2. 參與者：
明確工作坊目標後就要明確工作坊的參與者是什麼樣的人，什麼樣的人適合或應該參與這個工作坊，適合的參與者可以讓工作坊的流程更順利，參與熱度也更高。
3. 專業知識者：
找幾個與工作坊主題相關的專業人士來參加工作坊，對參與者在工作坊的執行成果進行評審及給予建議，增加整個工作坊的深度，也讓參與者能從更多元的角度來檢視工作坊活動成果。
4. 工作人員：
只有一個人工作坊幾乎是辦不起來的，就算真的辦起來了，主辦人也是勞心勞力賣肝賣血，不只壓力大，也可能因為沒有可以商量的夥伴而在工作坊的安排上有疏漏，所以有能夠一起幫忙分擔工作的工作人員非常重要。
No.3 如何對人員進行工作分配
工作人員的職責分配應該要在工作坊事前準備的初期就要規劃好，明確的分工有助於工作坊籌備過程的效率，也避免之後因為職責不清而產生爭議，影響籌備團隊氣氛。一場工作坊視性質可能會需要注意的工作細節：
- 整體時程、流程規劃
- 行政工作（場地聯絡、人數確認、茶水準備等）
- 行銷、宣傳（時程表、宣傳品製作）
- 財務
- 現場接待
- 現場活動紀錄（攝影、錄影）
No.4 工作坊場地選擇
工作坊場地會影響整個工作坊的氛圍，視工作坊性質、參與者人數需找尋適合的場地，若是人數較多的企業工作坊，可以使用CLBC大安本館，能容納70人左右，位在捷運大安站交通方便，投影機等硬體設備都準備齊全。若是比較活潑的創意激發工作坊，則可以參考CLBC德惠貳參，柔和的燈光和舞台區適合討論活動與成果發表，並提供咖啡茶水及廚房租借服務，讓參與者在放鬆的氣氛中進行腦力激盪。
No.5 工作坊時間
為了達成這個工作坊的目標需要使用多久的時間？可能是四小時、八小時、兩天、或甚至五天，除了依照工作坊主題來決定工作坊時間之外，也要考慮到工作坊參與者能接受的時間長度以及舉辦時間。若是參與者為多為上班族，則把工作坊舉辦時間定在平日的下午可能就會影響參加者意願，又或是參與者如果是有小孩的家長，則把工作坊定為兩天一夜的活動可能會減低參與者參加意願。
No.6 工作坊流程
在規劃流程時要注意時間規劃，以及主要活動是否能與主題相呼應，除此之外，也要時時站在參與者的角度思考參與者們是否能理解、能跟得上流程的進行，在腦中順過整個流程看看有沒有什麼缺漏。
工作坊流程主要可以分成三大結構：
- 開頭：
在工作坊開始時對本次工作坊的主題進行簡短介紹，並大致說明工作坊流程及時間分配，讓參與者了解整個工作坊的進行。接著就可以進行分組，可以事先分配好組員或是現場以小遊戲進行分組，在這個參與人員移動的過程中場面可能會有點混亂，需要主持人妥善的引導。
小組成員分配好後，安排一個時間讓組員互相自我介紹、進行小遊戲來活絡氣氛，可以利用讓各組之間競爭的小遊戲提升參與度，並給予勝利的小組在主要活動時的一些獎賞。破冰部分雖然和工作坊主題無關，但是對後續參與者的參與度有很大的影響，愈是放鬆幽默的環境參與者愈願意投入在活動中。
- 主要活動：
主要活動的安排可以參考Design Thinking（設計思維）步驟，以「發現問題－思考解決方案－測試方案」的方式來設計主要活動。實際上要怎麼設計還是要一直回到第一個問題：這個工作坊的目標是什麼？不停地回去檢視一開始所設立的目標，再對照所設計的活動是否能有效達成這個目標，所以一開始設定目標時非常重要，若是設定的不清不楚，在後續的活動安排上也會模稜兩可，不能直中要點。 - 結尾：
在工作坊的尾聲，可以針對主要活動所做出的成果進行小組發表，此時可以開放其他參與者進行Q&A問答，進行正面交流，除此之外也可以另外邀請幾位專家來當評審，給予小組成果建議，提供不同角度的看法，讓參與者能得到更多回饋。最後可以選出這次工作坊發表中做得最好的一組，給予獎品，獎品內容可以在活動開始前就公佈，激發參與者的競爭心。
No.7 工作坊物品準備
為了讓工作坊活動順利進行，在決定好流程、工作坊活動之後，要事先準備好需要用到的物品和小道具。例如小組用的白板、麥克筆、便利貼、廢紙、鉛筆、原子筆等，多準備一點以防萬一，因為沒有人希望工作坊的進行被這些小細節影響。
工作坊籌辦注意事項
1. 主持人要能掌握好工作坊的時間控制，讓工作坊在預定的時間內結束。可以在工作坊現場準備一個時鐘，除了提醒主持人時間之外，也能讓參與者隨時注意時間，控制自己的討論時間。
2. 在小組分配上，若是事先了解參與者是誰，可以依照職務內容或個人特質事先安排好組別，讓每一組的組成人員有差不多的分佈，在活動進行時各組的討論會比較平均。若是各組都能分配一人來引導討論進行就更好了，如果無法的話，主持人就必須逐桌去關心引導，增加討論效率。
3. 為了增加工作坊進行時的效率及深度，在工作坊開始前可以事先通知參與者工作坊主題、討論內容，讓參與者事先做好背景功課，除了能節省實際上的活動進行時間，讓參與者更快進入狀況，也能讓工作坊的討論進行到更深入的內容，得到更多收穫。
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