工作坊規劃

工作坊規劃事前準備工作7大要點,辦一場完美工作坊!

工作坊規劃看起來簡單,但其中要注意的眉眉角角非常多,細節就藏在魔鬼中,一個不注意就會影響工作坊流程的進行,讓苦心準備的工作坊留下遺憾。到底準備一場工作坊有什麼注意事項呢?以下就要來分享工作坊的籌辦心得及方法,讓前人的血淚經驗變成你的力量,第一次辦工作坊就上手!

 

No.1 確認工作坊目標

在舉辦工作坊之前,務必要確定工作坊目標是什麼,千萬不要為辦而辦。是要解決問題?凝聚團體情感?激發創意?學習新工具?工作坊的目標愈明確愈好,愈能找到精確的參與者,以及安排出符合工作方主題的流程,才不會蜻蜓點水地帶過,讓辛苦舉辦的工作坊變成一場可有可無的冗長活動。

 

No.2 工作坊的參與者是誰?

辦一場工作坊需要什麼樣的人呢? 事先列出來才不會臨到頭一團亂。

1. 主持人:

  主持人的重要性在於要能領導整場活動的進行,在工作坊的進行過程中適時且有效地引導參與者思考、進行討論。主持人必須要對工作坊的主題、流程細節有透徹的了解,如果主持人自己都一頭霧水,就無法引領工作坊的進行,也會會讓參與者對活動感到不信任。主辦方除了要確認主持人是否有能力領導工作坊,自己也要對工作坊的流程有所瞭解,如果主持人臨時開天窗的話才能代替上場。

 

2. 參與者:

  明確工作坊目標後就要明確工作坊的參與者是什麼樣的人,什麼樣的人適合或應該參與這個工作坊,適合的參與者可以讓工作坊的流程更順利,參與熱度也更高。

 

3. 專業知識者:

  找幾個與工作坊主題相關的專業人士來參加工作坊,對參與者在工作坊的執行成果進行評審及給予建議,增加整個工作坊的深度,也讓參與者能從更多元的角度來檢視工作坊活動成果。

 

4. 工作人員:

  只有一個人工作坊幾乎是辦不起來的,就算真的辦起來了,主辦人也是勞心勞力賣肝賣血,不只壓力大,也可能因為沒有可以商量的夥伴而在工作坊的安排上有疏漏,所以有能夠一起幫忙分擔工作的工作人員非常重要。

 

No.3 如何對人員進行工作分配

工作人員的職責分配應該要在工作坊事前準備的初期就要規劃好,明確的分工有助於工作坊籌備過程的效率,也避免之後因為職責不清而產生爭議,影響籌備團隊氣氛。一場工作坊視性質可能會需要注意的工作細節:

  • 整體時程、流程規劃
  • 行政工作(場地聯絡、人數確認、茶水準備等)
  • 行銷、宣傳(時程表、宣傳品製作)
  • 財務
  • 現場接待
  • 現場活動紀錄(攝影、錄影)

 

No.4 工作坊場地選擇

工作坊場地會影響整個工作坊的氛圍,視工作坊性質、參與者人數需找尋適合的場地,若是人數較多的企業工作坊,可以使用CLBC大安本館,能容納70人左右,位在捷運大安站交通方便,投影機等硬體設備都準備齊全。若是比較活潑的創意激發工作坊,則可以參考CLBC德惠貳參,柔和的燈光和舞台區適合討論活動與成果發表,並提供咖啡茶水及廚房租借服務,讓參與者在放鬆的氣氛中進行腦力激盪。

 

No.5 工作坊時間

為了達成這個工作坊的目標需要使用多久的時間?可能是四小時、八小時、兩天、或甚至五天,除了依照工作坊主題來決定工作坊時間之外,也要考慮到工作坊參與者能接受的時間長度以及舉辦時間。若是參與者為多為上班族,則把工作坊舉辦時間定在平日的下午可能就會影響參加者意願,又或是參與者如果是有小孩的家長,則把工作坊定為兩天一夜的活動可能會減低參與者參加意願。

工作坊籌辦

 

No.6 工作坊流程

在規劃流程時要注意時間規劃,以及主要活動是否能與主題相呼應,除此之外,也要時時站在參與者的角度思考參與者們是否能理解、能跟得上流程的進行,在腦中順過整個流程看看有沒有什麼缺漏。

工作坊流程主要可以分成三大結構:

1. 開頭:
在工作坊開始時對本次工作坊的主題進行簡短介紹,並大致說明工作坊流程及時間分配,讓參與者了解整個工作坊的進行。接著就可以進行分組,可以事先分配好組員或是現場以小遊戲進行分組,在這個參與人員移動的過程中場面可能會有點混亂,需要主持人妥善的引導。

小組成員分配好後,安排一個時間讓組員互相自我介紹、進行小遊戲來活絡氣氛,可以利用讓各組之間競爭的小遊戲提升參與度,並給予勝利的小組在主要活動時的一些獎賞。破冰部分雖然和工作坊主題無關,但是對後續參與者的參與度有很大的影響,愈是放鬆幽默的環境參與者愈願意投入在活動中。

 

2. 主要活動:
主要活動的安排可以參考Design Thinking(設計思維)步驟,以「發現問題-思考解決方案-測試方案」的方式來設計主要活動。實際上要怎麼設計還是要一直回到第一個問題:這個工作坊的目標是什麼?不停地回去檢視一開始所設立的目標,再對照所設計的活動是否能有效達成這個目標,所以一開始設定目標時非常重要,若是設定的不清不楚,在後續的活動安排上也會模稜兩可,不能直中要點。

 

3. 結尾:
在工作坊的尾聲,可以針對主要活動所做出的成果進行小組發表,此時可以開放其他參與者進行Q&A問答,進行正面交流,除此之外也可以另外邀請幾位專家來當評審,給予小組成果建議,提供不同角度的看法,讓參與者能得到更多回饋。最後可以選出這次工作坊發表中做得最好的一組,給予獎品,獎品內容可以在活動開始前就公佈,激發參與者的競爭心。

 

No.7 工作坊物品準備

為了讓工作坊活動順利進行,在決定好流程、工作坊活動之後,要事先準備好需要用到的物品和小道具。例如小組用的白板、麥克筆、便利貼、廢紙、鉛筆、原子筆等,多準備一點以防萬一,因為沒有人希望工作坊的進行被這些小細節影響。

 

工作坊籌辦注意事項

1. 主持人要能掌握好工作坊的時間控制,讓工作坊在預定的時間內結束。可以在工作坊現場準備一個時鐘,除了提醒主持人時間之外,也能讓參與者隨時注意時間,控制自己的討論時間。

 

2. 在小組分配上,若是事先了解參與者是誰,可以依照職務內容或個人特質事先安排好組別,讓每一組的組成人員有差不多的分佈,在活動進行時各組的討論會比較平均。若是各組都能分配一人來引導討論進行就更好了,如果無法的話,主持人就必須逐桌去關心引導,增加討論效率。

 

3. 為了增加工作坊進行時的效率及深度,在工作坊開始前可以事先通知參與者工作坊主題、討論內容,讓參與者事先做好背景功課,除了能節省實際上的活動進行時間,讓參與者更快進入狀況,也能讓工作坊的討論進行到更深入的內容,得到更多收穫。

 

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